尊敬的各位同事：

为了进一步规范公司内部文件流转与管理工作，确保信息传递的准确性和及时性，特制定本《文件签收单》制度。请各部门严格按照以下流程执行，并配合做好相关记录。

一、适用范围

本文件签收单适用于公司所有正式文件、通知、合同及其他重要文档的发放和接收过程。涉及保密性质的内容需按照公司相关规定进行特殊处理。

二、签收流程

（1）文件发送方职责：

- 在文件发出前，确认内容完整无误；

- 填写《文件签收单》，包括但不限于以下信息：

- 文件名称及编号；

- 发送日期；

- 预计到达时间；

- 收件人姓名或部门；

- 文件份数；

- 是否为机密文件等备注事项。

- 使用公司统一格式打印《文件签收单》，并随文件一同递送。

（2）文件接收方职责：

- 接到文件后，核对《文件签收单》上所列信息是否准确；

- 签字确认接收，注明实际签收日期；

- 如发现文件缺失、损坏或其他异常情况，应立即反馈给发送方并记录在案。

（3）存档管理：

- 每份《文件签收单》均需由双方妥善保存至少一年备查；

- 各部门需定期整理汇总签收记录，以便日后查阅。

三、注意事项

1. 时效性：所有文件必须在规定时间内完成签收，若因特殊情况未能及时签收，请提前沟通说明原因；

2. 保密性：对于敏感资料，请严格遵守公司保密协议，未经授权不得擅自传播；

3. 责任追究：如因未按流程操作导致工作延误或损失，将依据公司规章制度追究相关人员责任。

希望全体员工能够高度重视文件管理的重要性，共同维护良好的办公秩序。如有疑问或建议，请随时联系行政部。

谢谢大家的支持与配合！

行政部

2023年XX月XX日

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以上即为《文件签收单》的具体要求，希望能为大家提供明确指引。让我们携手努力，让每一份文件都能安全、高效地到达目的地！